05.02.2019

Ineffiziente Besprechungen

Zeitfresser kappen und Kosten reduzieren

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Besprechungen sind in einer teamorientierten Arbeitswelt notwendig, um wichtige Angelegenheiten auch persönlich mit allen Beteiligten abzustimmen. Sie sind aber häufig auch Zeitfresser und eine Bühne für Selbstdarsteller. Teure Arbeitszeit von Spezialisten wird so vergeudet. Die Teilnahme externer Berater findet sich direkt in der Honorarabrechnung. Nutzen Sie auch die neuen digitalen Möglichkeiten für Fernkonferenzen auf großen Bildschirmen oder in Virtual-Reality-Umgebungen. So sparen Sie Reise- und Übernachtungskosten.

Maßnahmen für effiziente interne Meetings

  • Besonders radikal und sehr wirksam sind Besprechungen im Stehen. Sie zwingen zu höchster Effizienz, da es auf die Dauer sonst unbequem wird.
  • Informieren Sie schon bei der Einladung über Ort, Zeit, Teilnehmer und den Grund für die Besprechung. Achten Sie darauf, dass für jeden einzelnen Punkt der Tagesordnung eine entsprechende Zielvorgabe definiert wird.
  • Diese Zielvorgaben formulieren Sie möglichst konkret. Dabei spielen zwei Kriterien eine wichtige Rolle: 1. Realitätsnähe der Ziele und 2. Nachprüfbarkeit der Ergebnisse. So setzen Sie z. B. das Ziel "Zeitplanbestimmung für die Markteinführung von Artikel xy" statt "Produkteinführung".
  • Zu Beginn der Besprechung erläutern Sie, welche Punkte mit welcher Rangfolge angesprochen werden und verpflichten so jeden Teilnehmer auf den Besprechungsverlauf. Machen Sie einen sichtbaren Haken hinter einen Punkt, sobald dieser abgearbeitet wurde, um die Teilnehmer zu motivieren.
  • Notieren Sie Themen und Zielsetzungen am Anfang auf einem Flipchart. Durch das Visualisieren fühlt sich jeder Teilnehmer dazu verpflichtet, konkret zu werden. Gemeinsam entwickelte Lösungen bleiben länger im Gedächtnis haften, wenn Sie die Tafel in zwei Felder aufteilen: Links werden die Probleme notiert, rechts die dazu erarbeiteten Lösungen.
  • Wichtig ist, dass sich alle Beteiligten mit den getroffenen Entscheidungen identifizieren können. Stellen Sie möglichst offene Fragen, um die Gruppe zu aktivieren, z. B. "Welche Lösungen kommen für Sie in Frage?" statt "Folgende Lösungen bieten sich an....". So können alle Teilnehmer noch zusätzliches Wissen beitragen.
  • Achten Sie darauf, dass kritische Äußerungen keine Schuldzuweisungen enthalten und möglichst zur Problemlösung beitragen. Greifen Sie bei persönlichen Angriffen oder unsachlichen Aussagen die Beiträge auf und hinterfragen Sie den Zusammenhang zum Thema, um die Diskussion wieder auf eine sachliche Ebene zu holen.
  • Halten Sie die getroffenen Vereinbarungen schriftlich fest und machen Sie so nachprüfbar, wer was bis wann warum erledigt. Kontrollieren Sie die Einhaltung dieser Verpflichtungen. Füllen Sie jede festgehaltene Maßnahme mit einem Verb, um Vereinbarungen konkret zu machen, z. B.: "Kollegin xy holt bis zum Ende der Woche die Angebote ein".
  • Immer möglich, aber selten selbstverständlich ist ein motivierendes Schlusswort. Mit dieser Geste sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer die Besprechung mit positiver Stimmung verlassen.

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