28.02.2018

Digitale Geschäftsprozesse

Das kommt auf den Mittelstand zu

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Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen findet nicht nur in der Produktion und Logistik statt, wo sie unter den Stichworten „Industrie 4.0“ oder „smarte Fabrik“ thematisiert wird. Auch in der Verwaltung gibt es immer mehr digitale Hilfen. Alles was bei den administrativen Prozessen digitalisiert werden kann, wird über kurz oder lang digitalisiert. Dieser Trend hat erhebliche Auswirkungen auf die klassischen Sachbearbeiter und alle kaufmännischen Ausbildungsberufe. Sie werden nach Expertenmeinung allmählich von Künstlicher Intelligenz, Robotern und Bots ersetzt. Das trifft im Übrigen auch das mittlere Management. Nur Berufe, in denen Empathie und Kreativität gefragt sind, haben in der digitalen Welt noch eine Schonfrist.

Verwaltungsprozesse

  • Kundenservice: Bots übernehmen in Call Centern zunächst Routine- und Standardfragen. Da Programme mit Künstlicher Intelligenz mit jeder Aktion lernen, können sie immer komplexere Aufgaben übernehmen. Bei jungen Kunden sind Instant Messanger wie WhatsApp immer beliebter. Bots müssen daher auch über diese Medien verfügbar sein. Mit WhatsApp Business gibt es jetzt auch neue Lösungen für Unternehmen.
  • Buchführung: Das papier- und beleglose Büro ist auf dem Vormarsch. Rechnungen werden elektronisch versandt und von Dienstleistern eingescannt. Programme erkennen die Inhalte und buchen automatisch. Auch Finanzämter und Wirtschaftsprüfer rüsten mit Spezialprogrammen auf, um Fehler und Schwachstellen in der Buchführung mit Algorithmen aufzuspüren.
  • Sachbearbeitung: Die manuell arbeitenden Sachbearbeiter sind ein Auslaufmodell und damit ganze kaufmännische Ausbildungsberufe. In Versicherungen z. B. übernehmen Programme die Schadensabwicklung. Durch Big Data erkennen sie Muster besser als Menschen. IT-Systeme arbeiten 24 Stunden ohne Urlaub. Kunden platzieren ihren Auftrag online und setzen automatisierte Prozesse der Auftragsabwicklung in Gang. Die Digitalisierung macht es möglich, dass Prozesse wie Antragsbearbeitung, Risikoprüfung, Schadensbearbeitung und Plausibilitätsprüfungen von intelligenter Software kostengünstiger und schneller bearbeitet werden.
  • Cloud-Services: Unternehmen wie Amazon, Google, Apple, Dropbox, Startups und Spezialisten bieten immer mehr Services in der Cloud, die eine bessere Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander und mit Kunden ermöglichen (Kollaboration). Durch die Nutzung von Cloud-Software entfallen der Kauf und die dezentrale Pflege von Unternehmenssoftware. Das spart nicht nur Sachkosten, sondern auch Mitarbeiter.
  • Arbeitstools: Daneben gibt es viele nützliche Apps für Smartphones und Tablets, die das tägliche Arbeiten in der digitalen Welt erleichtern.

Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse zu Beginn als größeres Projekt und danach über kontinuierliche Verbesserungen. Recherchieren Sie dafür passende Softwarelösungen und Experten. Es gibt bereits zahlreiche Lösungen im Markt für Branchen und Bereiche. 

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